文件安全外發系統,對外發文檔、圖紙持續保護防擴散

　　教育機構的課件，制造企業的機械圖紙，設計行業的效果圖等等，文件外發在所難免，卻遇到便利性，安全性，泄密等多種挑戰；由于電子文檔的容易散播性，導致企業在發給客戶、合作伙伴、經銷商或者供應商的重要資料，都可能存在安全風險，外發的文件若處于不受控狀態,存在擴散風險。

　　市面上的多數文檔外發控制系統功能較簡單對文檔保護不足，對大文件、復雜文檔如工程圖紙支持不夠，影響使用。

　　文檔外發后，該如何保障文檔的安全性，防止文檔內容被泄露。

　　大文件外發，如何保證傳輸效率并確保到達用戶。

　　發送多個文件時候，操作極不便利。

　　如何控制外發行為必須經過審批，全過程的外發記錄、審批記錄都有據可查。

　　如何規范所有數據必須通過統一外發通道發出，并且阻斷其它非法的流出途徑。

　　CAD圖紙外發共享，可能需要通過多個部門，流程復雜不連續，設計人員難以跟蹤發放進度，導致對外協同效率低下，影響產品研發進度。

　　我們的文檔外發控制系統解決方案

　　支持GB級大文件外發，不必再擔心文件發送失敗，支持工程圖紙等復雜文檔類型外發直接編輯操作，便于外發協同。

　　簡化文件外發過程，規范外發操作行為。

　　不限外發文件類型，外發文件可以是簡單的office文檔，圖片，也可以是結構復雜的工程圖紙，如CAD等;

　　可通過設置打開次數、密碼、有效期、訪問權限等來保障外發文檔的安全。

　　結合加密企業云文檔管理，統一管理文檔，實現外發文檔的版本控制。

　　外發文件可設定相應使用權限，防截屏，防另存，防打印及過期自動刪除。

　　可限定指定電腦或多臺電腦使用，密碼驗證，使用消息提醒;

　　支持聯網驗證使用，隨時查看對方的使用情況和操作記錄;并可根據需要隨時延長、中斷、變更對方的使用權限。

　　文件外發控制管理系統讓外發文件不再象斷線的風箏，隨時管控外發文件。接受方無需安裝插件，收到外發文件后直接使用。

　　案例說明

　　泰州某規劃勘測設計院因業務需要，常常把設計工程圖紙發給外協合作方進行工作協同，為了保護外發文檔及設計圖紙的安全，之前驗證使用了幾個外發控制系統系統，發現達不到預期效果：

　　一是功能簡陋，難以達到預期保護要求;

　　二是系統功能瓶頸，對于簡單的文字文檔，圖片問題不大，但是對稍復雜的文檔如工程圖紙，協作方收到難以正常使用，如編輯后保存出錯，不能導入零件模塊等。

　　使用安全云文件外發控制系統后，操作簡單，一鍵使用，順利解決以上問題。