為了防止“企業內鬼”竊取公司重要的文件，為了防止文件被黑客竊取后將資料泄露給競爭對手，同時也為了實現文件的“內部無礙溝通，外部授權管控”，越來越多的企業選擇了文件加密軟件來的UI企業重要的文件資料進行加密管理，公司的電腦文件一旦有了加密軟件的保護，再也不用為內鬼和外部黑客竊取文件而擔心了。

那么，現在市場上的文件加密軟件是如何實現保障文檔數據安全的呢？這一點就需要從事前預防，事中管控以及事后追溯的角度來看了。

1、事前的預防工作企業的電腦或者局域網內安裝了加密軟件客戶端，管理者指定操作員和電腦并設定相關的管理權限，此時軟件便開始了加密工作。

管理者可以將電腦里的某些文檔類型勾選為加密程序，此時便可以從源頭來對數據進行保護了。

只要是在制定的電腦上新建，修改，傳輸，存儲勾軟件勾選的文檔類型他便可以實現全過程無人工干涉，不改變原有工作習慣的自動加密過程。

2、事中管控的工作一般內部人員獲取企業文件是通過復制，刻錄，打印等手段將文件傳輸到U盤，手機，硬盤等移動存儲設備當中。

這種方式在安裝了文件加密軟件的電腦上不能隨意實現的，因為它會起到監控傳輸的作用。

例如，不是軟件綁定的U盤，硬盤以及其他移動存儲設備無法識別，更無法進行文件的傳輸。

3、事后追溯的工作由于文件加密軟件在運行過程中會自動對文檔的復制，移動等操作過程進行詳細的記錄，一旦發現了文件管理中存在著異常，管理者便可以根據記錄進行事后追溯，追究當事人的責任。

所以，正是因為如此，文件加密軟件才能確保讓數據更加安全，成為了很多企業日常辦公的必備軟件。